1. Ihre Anfrage
können Sie per Telefon, Brief, Fax, E-Mail oder direkt über unsere Webseite an uns richten. Unsere im Katalog angegebenen Reisen, Preise und Leistungen gelten immer nach Verfügbarkeit und somit auf Anfrage. Unsere Reiseprogramme verstehen wir als Vorschläge. Für die Planung und Ausarbeitung steht ein Team von erfahrenen Länderspezialisten zur Verfügung. Gerne arbeiten wir Ihnen maßgeschneiderte Gruppenreisen aus.
2. Angebot/Angebotsannahme
Sie erhalten auf Ihre Anfrage immer ein konkretes schriftliches Angebot mit Angabe aller Leistungen, Preise, Freiplatzregelungen, Mindestteilnehmerzahlen etc. Unsere Angebote sind in der Regel verbindlich, das heißt wir optionieren in den meisten Fällen Kontingente bei Hotels, Fähren, Fluggesellschaften bis zu einem angegebenen Zeitpunkt. Sollte dies nicht der Fall sein, weisen wir in unserem Angebot darauf hin. Möchten Sie unser Angebot annehmen, so akzeptieren Sie bitte das Angebot mit Ihrer Unterschrift bis spätestens zum Ablauf des Optionstermins auf dem beigefügten Formular. Sollten die Reisebedingungen für diese Reise von unseren Allgemeinen Reisebedingungen für Paketreisen abweichen, weisen wir Sie darauf hin. Dies kann bei Feiertagsterminen, Flugreisen oder bei Reisen zu Sport- und Kulturveranstaltungen der Fall sein.
3. Auftragsbestätigung
Wir starten umgehend mit der Reservierung Ihrer gewünschten Leistungen und senden Ihnen die Auftragsbestätigung mit Angabe des letzten kostenfreien Stornotermins zu.
4. Verkaufsunterstützung
Da uns die Durchführung und die Auslastung der Reisen genauso am Herzen liegt wie Ihnen, können wir Sie beim Verkauf unterstützen, in dem wir Ihnen Plakate, Bilder, ggf. Broschüren der Destinationen zur Verfügung stellen. Weitere Leistungen wie werbewirksame Flyer oder unsere Teilnahme an Messen und Informationsabenden erhalten Sie zum Selbstkostenpreis.
5. Zum Stornotermin
Spätestens zum Stornotermin erhalten Sie von uns ein Formular auf dem Sie uns bitte den aktuellen Buchungsstand mitteilen und uns Ihre Entscheidung bezüglich der Durchführung bzw. Stornierung mitteilen. Sollte die Durchführung Ihrer Reise bis zum kostenfreien Stornotermin noch unsicher sein, sind wir immer bemüht die Frist zu verlängern.
6. Durchführung der Reise
Bitte senden Sie uns zum Stornotermin die aktuelle Teilnehmerliste zu. Wir stimmen mit Ihnen die Anzahl der verkauften Zimmer bzw. Leistungen und die der weiterhin in Option gehaltenen Plätze ab. Sollten Sie weitere Zusatzleistungen wünschen, können wir diese für Sie einbuchen. Zusatzwünsche Ihrer Gäste wie Nichtraucher-Zimmer, vegetarisches Essen usw. leiten wir gern an die Leistungsträger weiter. Nachmeldungen oder Stornierungen müssen schriftlich erfolgen.
7. Rechnungslegung/Bezahlung
Sie erhalten umgehend eine Vorabrechnung - basierend auf der Teilnehmerzahl der Namensliste - mit dem voraussichtlichen Gesamtbetrag. Um die pünktliche Fixierung aller Leistungen und Zusendung der umfangreichen Reiseunterlagen sicher zu stellen, muss der Betrag laut unseren AGB's bis spätestens 14 Tage vor Anreise auf unserem Konto der Volksbank Hellweg eG in Soest eingegangen sein. Schecks können nicht angenommen werden.
8. Reiseunterlagen
Ca. 1 Woche vor Reisebeginn - frühestens aber nach Eingang des vollständigen Rechnungsbetrages - werden Ihnen die Reiseunterlagen mit den für Sie notwendigen Vouchern zugeschickt. Die Reiseunterlagen beinhalten alle notwendigen Informationen für Ihre Reise. Außerdem befindet sich eine Checkliste in Ihren Unterlagen, die Sie bitte umgehend an uns zurücksenden. Ihre Informationen, wie zu erwartende An- und Abreisezeit, gewünschte Essenszeiten und Kontaktdaten des Busfahrers bzw. des Gruppenleiters leiten wir an die Leistungsträger weiter. Je nach Reise sind in den Unterlagen Hotelprospekte bzw. -infos, Anfahrtsbeschreibungen, Landkarten oder Stadtpläne, Reiseführer und ein detaillierten Reiseablaufplan beigefügt.
9. 24-Stunden Service
Wenn Ihre Gruppen unterwegs sind, dann sind wir für Sie 24 Stunden über die Service-Nummern erreichbar.
10. Endabrechnung
Wir erhalten von allen Partnern vor Ort nach Reisedurchführung die Abrechnungen, basierend auf dem abgegebenen und gegengezeichneten Voucher Ihres Busfahrers/Gruppenleiters. Auf dieser Grundlage erstellen wir Ihnen innerhalb von 30 Tagen nach Ankunft eine Endabrechnung. Weist die Rechnung einen offenen Zahlungsbetrag zu unseren Gunsten aus, so bitten wir um Ausgleich innerhalb von 8 Tagen. Ergibt sich ein Guthaben zu Ihren Gunsten überweisen wir das Guthaben, sofern uns Ihre Bankverbindung vorliegt, sofort.
11. Allgemeine Geschäftsbedingungen
Es gelten unsere allgemeinen Geschäftsbedingungen in der jeweils neuesten Fassung, sofern im Angebot oder in der Auftragsbestätigung nicht anders angegeben. Für Flug- und Schiffsreisen gelten gesonderte Bedingungen. Diese finden Sie im Menüpunkt „SERVICE" oder Sie können diese hier herunterladen. Gerne senden wir Ihnen die Bedingungen auf Wunsch auch zu.
Haben Sie Fragen oder benötigen Sie weitere Informationen, dann stehen wir Ihnen jederzeit gern zur Verfügung. Rufen Sie einfach an oder schreiben Sie uns hier!
